Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 Allgemeines

1. Die nachstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge über die mietweise Überlassung von Meeting-, Event-, Büro-, und Workshopflächen oder anderen Arbeitsräumen (zusammen nachfolgend „Räume“) zwischen der smartvillage GmbH sowie aller Tochtergesellschaften und sonst verbundener Unternehmen (nachfolgend gemeinsam oder einzeln „smartvillage“) auf der einen und dem jeweiligen Kunden/der jeweiligen Kundin (nachfolgend „Kunde“) auf der anderen Seite, gemeinsam auch als „Parteien“ bezeichnet. Die AGB gelten auch für alle sonstigen Dienstleistungen und Lieferungen von smartvillage und/oder seinen Lieferanten im Zusammenhang mit der Überlassung von Meeting-, Event-, Büro-, und Workshopflächen oder anderen Arbeitsräumen, etwa Catering-Verträge. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, sofern smartvillage sich nicht vorab mit ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich einverstanden erklärt.

2. Das Angebot von smartvillage richtet sich primär an Unternehmen und nicht an Privatpersonen. 

3. Vertragssprache ist Deutsch.

§2 Vertragsschluss

1. Smartvillage erstellt auf Anfrage des Kunden nach Übermittlung aller erforderlichen Informationen einen unverbindlichen Kostenvoranschlag. Dieser Kostenvoranschlag wird dem Kunden als interaktives pdf übermittelt, was noch kein verbindliches Angebot darstellt, sondern lediglich als Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum) zu verstehen ist. 

2. Der Kunde hat die Möglichkeit in dem interaktiven pdf auf den Button („Verbindlich buchen“) zu klicken. Tut er dies, gibt er auf Grundlage des unverbindlichen Kostenvoranschlags ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrages ab, das smartvillage annehmen kann.

3. Mit Abgabe des verbindlichen Angebots sichert der Kunde zu, dass der/die Abgebende berechtigt ist, im Namen des Kunden, für den er/sie handelt, Verträge abzuschließen. Des Weiteren sichert der Kunde zu, dass die angegebenen Daten vollständig und wahrheitsgemäß sind. Änderungen der Daten, insbesondere der Kontaktdaten, hat der Kunde unverzüglich schriftlich anzuzeigen (E-Mail ausreichend). Falls durch die Änderungen eine erneute Rechnungsstellung erforderlich wird und der Kunde die Änderungen erst nach Rechnungsstellung angezeigt hat, wird eine Aufwandspauschale von EUR 150,00 zzgl. USt. berechnet.

4. Der Vertrag kommt zustande, indem smartvillage das verbindliche Angebot des Kunden durch eine Auftragsbestätigung in Textform (z.B. per E-Mail) annimmt. 

5. Vertragspartner wird allein die jeweils vom Kunden konkret angefragte Projekt-Gesellschaft, nicht die smartvillage GmbH.

§3 Leistungsbeschreibung

1. Der Leistungszeitraum und der Leistungsumfang sowie die Vergütung von smartvillage richten sich nach dem Hauptvertrag. 

2. Smartvillage verpflichtet sich, die Räume dem Kunden im vertraglich vereinbarten Zustand zur Nutzung, insbesondere für Konferenzen, Tagungen und ähnliche Veranstaltungen (nachfolgend gemeinsam “Veranstaltungen“), zu überlassen. Smartvillage ist dabei stets nur für die Überlassung der Räume verantwortlich, aber nie Veranstalter. Dies ist vielmehr der Kunde. 

3. Im Gegenzug für die Überlassung der Räume verpflichtet sich der Kunde zur Zahlung der vereinbarten Vergütung.  

4. Bei einer Nutzung der Räume über die vereinbarte Nutzungsdauer hinaus, wird jede angefangene Stunde als volle Stunde berechnet, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart ist (E-Mail ausreichend).

5. Neben der Überlassung der Räume bietet smartvillage dem Kunden weitere Dienstleistungen (z. B. Catering-Service) gegen Entgelt an. Sofern der Kunde Catering, Getränkelieferungen oder sonstige Verpflegung benötigt, wird der Kunde dies bei smartvillage beauftragen und entsprechende Leistungen ohne schriftliche vorherige Zustimmung von smartvillage weder selbst erbringen noch von Dritten beziehen (E-Mail ausreichend).

6. Liegen zwischen Vertragsschluss und dem vereinbarten Leistungszeitraum mehr als vier Monate, kann smartvillage aus berechtigtem Grund angemessene Preisänderungen vornehmen. Ein berechtigter Grund liegt insbesondere dann vor, wenn der von smartvillage beauftragte Dienstleister (z. B. Catering- oder Getränke-Service) seine Preise bzw. Konditionen nach Abschluss des Vertrages zwischen smartvillage und dem Kunden ändert. In einem solchen Fall ist smartvillage berechtigt, die Vergütung entsprechend, d.h. im Umfang der für smartvillage höheren Kosten, zu erhöhen. 

7. Dem Kunden ist bekannt, dass einzelne Räume weder klimatisiert noch mechanisch belüftet sind. Es kann daher insbesondere im Sommer zu Aufheizungen der Räume kommen, auch über eine Raumtemperatur von 26°C hinaus. Eine solche Aufheizung stellt keinen Mangel der Räume dar.

§4 Zugangsbedingungen

1. Die Öffnungszeiten für die Räume sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr. Am Wochenende und an Feiertagen sind die Räume geschlossen.

2. Die Öffnung / Schließung der Räume erfolgt, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde, eine halbe Stunde vor / nach dem Mietbeginn (E-Mail ausreichend).

§5 Zahlungsmodalitäten 

1. Die Höhe der Vergütung wird im Hauptvertrag festgelegt. Sie setzt sich zusammen aus einer Vergütung für die Raumnutzung und ggf. zusätzlichen Essens- und Getränkepauschalen pro Teilnehmer. Ein Recht auf Minderung der Vergütung wegen einer (insbesondere zeitlich) geringeren Inanspruchnahme der Räume als vertraglich vereinbart besteht nicht. Überschreitet die tatsächliche Inanspruchnahme der Räume den vertraglich vereinbarten Umfang und/oder werden während der Nutzung der Räume Zusatzleistungen erbracht, die nicht vertraglich vereinbart waren, führt dies zu einer Erhöhung der Vergütung in angemessenem Umfang.

2. Alle von smartvillage gegenüber Unternehmern angegebenen Preise sind Nettopreise. Hinzu kommt  die jeweils gültige gesetzlichen Umsatzsteuer.

3. Die Vergütung wird wie folgt fällig:

• Bei einer Vergütung von bis zu insgesamt max. EUR 5.000,00 zzgl. USt., erfolgt die Abrechnung der gesamten Vergütung erst nach Rückgabe der Räume.

• Bei einer Vergütung von insgesamt über EUR 5.000,00 zzgl. USt. sind 50 % der gesamten Vergütung bereits bei Vertragsschluss fällig.  

• Unabhängig von der Höhe der Vergütung gilt Folgendes: Ist der Kunde eine natürliche Person oder um eine außerhalb der EU ansässige Gesellschaft sind mindestens 50 %, im Einzelfall nach Ermessen von smartvillage bis zu 100%, der gesamten Vergütung bereits bei Vertragsschluss fällig. 

1. Ist die Vergütung oder ein Teil davon bereits bei Vertragsschluss fällig, erstellt smartvillage eine Vorauszahlungsrechnung.

2. Die Rechnungsstellung erfolgt stets durch die smartvillage GmbH. Dies gilt auch, wenn der Vertrag mit einer Tochtergesellschaft oder sonst einem verbundenen Unternehmen geschlossen wurde.

3. Soweit nicht im Hauptvertrag etwas Abweichendes vereinbart ist, ist eine Rechnung spätestens zehn (10) Tage nach Erhalt auszugleichen. Bei Vorauszahlungsrechnungen ist die Rechnungssumme jedoch in jedem Fall spätestens 30 Tage vor der vereinbarten Überlassung der Räume zu zahlen. 

4. Ab Verzugseintritt ist smartvillage berechtigt, die gesetzlichen Verzugszinsen geltend zu machen. Ferner kann smartvillage eine pauschale Mahngebühr in Höhe von EUR 40,00 verlangen, sofern es sich bei dem Vertragspartner um einen Unternehmer handelt. Diese Pauschale ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.

5. Zahlungen des Kunden sind auf bargeldlosem Weg ohne Kosten und/oder Abzüge für smartvillage zu leisten (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Bankgebühren).

§6 Stornobedingungen

1. Soweit der Kunde vor Beginn der Veranstaltung in Textform erklärt, die vertraglich vereinbarten Leistungen am vereinbarten Termin nicht (Stornierung) oder bei einer mehrere Tage und/oder Räume umfassenden Veranstaltung teilweise nicht in Anspruch nehmen zu wollen oder dass bei einer nach Teilnehmern bemessenen Vergütung weniger Teilnehmer als vereinbart teilnehmen werden (jeweils Teilstornierung), gewährt smartvillage ohne Anerkennung einer Rechtspflicht dem Kunden eine Reduzierung der Vergütung nach Maßgabe der nachfolgenden Ziffern. 

2. Geht die Erklärung bei einem Vertrag mit einer vereinbarten Vergütung von insgesamt bis zu EUR 5.000,00 zzgl. USt. smartvillage 

• bis zum 60. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zu, zahlt der Kunde keine Vergütung;

• bis zum 30. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zu, zahlt der Kunde 50 % der vereinbarten Vergütung und 

• bis zum 16. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zu, zahlt der Kunde 70 % der vereinbarten Vergütung.

  3. Geht die Erklärung bei einem Vertrag mit einer vereinbarten Vergütung von über EUR 5.000,00 zzgl. USt. aber höchstens EUR 50.000,00 zzgl. USt. smartvillage 

• bis zum 91. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zu, zahlt der Kunde 30 % der vereinbarten Vergütung;

• bis zum 42. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zu, zahlt der Kunde 50 % der vereinbarten Vergütung und

• bis zum 28. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zu, zahlt der Kunde 70 % der vereinbarten Vergütung.

  4. Geht die Erklärung bei einem Vertrag mit einer vereinbarten Vergütung von über EUR 50.000,00 zzgl. USt. smartvillage 

• bis zum 112. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zu, zahlt der Kunde 30% der vereinbarten Vergütung;

• bis zum 56. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zahlt der Kunde 50% der vereinbarten Vergütung und

• bis zum 28. Kalendertag vor dem vereinbarten Leistungszeitraum zahlt der Kunde 70% der vereinbarten Vergütung.

  5. Bei einer später erfolgenden Stornierung wird die gesamte Vergütung berechnet. smartvillage muss sich jedoch in jedem Fall den Wert der ersparten Aufwendungen sowie diejenigen Vorteile anrechnen lassen, die smartvillage aus einer anderweitigen Verwertung der Räume erlangt.

  6. Im Falle einer Teilstornierung gelten die vorigen Regelungen entsprechend für den oder die stornierten Räume und/oder Tage. 

  7. Bei einer Vereinbarung von Essens- und Getränkepauschalen pro Teilnehmer ist eine Verringerung der vertraglich vereinbarten Personenzahl und entsprechende Reduzierung der Pauschalen bis zum 16. Kalendertag vor dem vereinbarten Veranstaltungszeitraum möglich. Danach ist eine Verringerung der Teilnehmerzahl nicht mehr möglich. Eine Erhöhung der vertraglich vereinbarten Personenzahl macht smartvillage auf Anfrage des Kunden in der Regel immer möglich. Smartvillage ist aber nicht verpflichtet, einer Erhöhung der vereinbarten Personenzahl zuzustimmen. Verringert oder erhöht der Kunde erst die vertraglich vereinbarte Personenzahl und storniert im Anschluss den gesamten Auftrag, müssen die Getränke- und Essenspauschalen für die ursprünglich vereinbarte oder im Fall der Erhöhung der Personenzahl nach Vertragsschluss für die erhöhte Personenzahl vollständig entrichtet werden und zwar unabhängig davon, ob vorausgegangene Änderungen der Personenzahl vor oder nach dem 16. Kalendertag vor dem vereinbarten Veranstaltungszeitraum vorgenommen wurden. 

  8. Dem Kunden steht es frei, nachzuweisen, dass ein Schaden nicht entstanden oder wesentlich niedriger ist als die geltend gemachten Stornokosten.

  9. Hat der Kunde die Zahlung bereits im Voraus geleistet, erstattet smartvillage infolge der Reduzierung zu viel gezahlte Beträge zurück. 

§7 Mitwirkungspflichten des Kunden / Haftung des Kunden

1. Der Kunde hat vor oder bei Abschluss des Hauptvertrages, spätestens aber 14 Werktage vor Überlassung der Räume, smartvillage die technischen Erfordernisse für seine Nutzung der Räume in Textform bekannt zu geben. Kommt der Kunde dieser Verpflichtung nicht nach und verhindert die ausbleibende Reaktion des Kunden die Erbringung der Leistung gemäß dem Vertrag oder blockiert die ausbleibende Reaktion die Ressourcen von smartvillage in wesentlichem Umfang, kann smartvillage den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen.

2. Der Kunde hat alle genutzten Flächen sowie das Inventar – hierzu zählen insbesondere auch technische Einrichtungen – pfleglich zu behandeln und nur für den vereinbarten Zweck zu nutzen. Der Kunde bestätigt insbesondere, dass er die Dienste und Infrastruktur von smartvillage für keine der im Folgenden aufgezählten Tätigkeiten nutzen wird: 

   1. Nutzung im Zusammenhang mit Gewinnspielen, MLM (Schneeballsystemen), Kettenbriefen, Spam-E- Mail, oder sonstige Art von unerwünschten Nachrichten oder Werbung (sowohl privat als auch geschäftlich); 

   2. Diffamierung, Missbrauch, Belästigung, Stalking, Bedrohung oder sonstige Verletzung gesetzlicher Bestimmungen (wie Schutz der Privatsphäre, Persönlichkeitsrecht) von Personen oder Firmen inner- und außerhalb der Veranstaltungsfläche; 

   3. Verbreitung von sittenwidrigen, beleidigenden oder sonstigen ungesetzlichen Materialien oder Daten innerhalb oder über die vom smartvillage bereitgestellte Infrastruktur; 

   4. Verbreitung oder Bereitstellung von Daten, die Bilder, Fotografien, Software oder sonstiges Material enthalten, das Gesetzen zum Schutz von geistigem Eigentum (z.B. Markenrecht) unterliegt, es sei denn der Kunde ist Rechteinhaber oder besitzt die Berechtigung zur Verbreitung; 

   5. Verbreitung von Daten die Viren, Trojaner, Würmer, Bots oder sonstige Schadsoftware enthalten und/oder

   6. Illegaler Download von urheberrechtlich geschützten Daten.

Sofern smartvillage von entsprechenden Verhaltensweisen des Kunden im Rahmen der Nutzung der Räume und ihrer Infrastruktur erfährt, insbesondere von der Verletzung Geistiger Eigentumsrechte Dritter, kann smartvillage den Vertrag mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund kündigen. Der Kunde stellt smartvillage von jeglichen Ansprüchen Dritter basierend auf den vorgenannten Verhaltensweisen frei. Der Kunde ersetzt smartvillage zudem die Kosten der Rechtsverteidigung und jeden weiteren Schaden für den Fall, dass smartvillage von Dritten in Anspruch genommen wird.

1. Des Weiteren hat der Kunde dafür Sorge zu tragen, dass Fluchtwege stets frei von Behinderungen sind und andere Kunden bei der Nutzung der von ihnen gemieteten Räume nicht eingeschränkt werden. 

2. Etwaige Beschädigungen der Räume bzw. des Inventars hat der Kunde smartvillage unverzüglich anzuzeigen. Der Kunde haftet für alle über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgehenden Schäden, die durch ihn, seine Erfüllungsgehilfen und Dritte, die sich mit Zustimmung des Kunden in den Räumen aufhalten, verursacht werden.

3. Der Kunde hat alle Handlungen zu unterlassen, die den genutzten Flächen oder dem Inventar abträglich sein oder dem Ruf von smartvillage schaden könnten.

4. Der Kunde ist für die von ihm, seinen Mitarbeitern und anderen Dritten, die sich mit Zustimmung des Kunden in den Räumen aufhalten, in die Räume mitgebrachten Gegenstände verantwortlich. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial (insb. schwer entflammbare Stoffe) muss zertifiziert sein.

5. Der Kunde hat die überlassenen Räume vor Zugriff durch Dritte sowie ihm überlassene Schlüssel und Zugangskarten vor Verlust und Diebstahl zu schützen. Schlüssel und Zugangskarten dürfen Dritten nicht übergeben oder zugänglich gemacht werden, wenn dies nicht vorher schriftlich mit smartvillage vereinbart ist (E-Mail ausreichend).

6. Der Kunde hat sicherzustellen, dass die rechtlichen Anforderungen bei der Nutzung der Räume (z. B. etwaige einzuholende Genehmigungen, Anmeldungen, Abführen von Gebühren (z. B. für GEMA) etc.)) erfüllt sind und dass die gesetzlichen (insbesondere öffentlich-rechtlichen) Vorschriften eingehalten werden und stellt bei schuldhaften Verstößen hiergegen smartvillage von allen Forderungen Dritter frei.

§8 Untervermietung

Die Untervermietung der Räume ist nicht gestattet.

§9 Gewährleistung und Haftung 

1. Smartvillage haftet uneingeschränkt nach den gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit eines gesetzlichen Vertreters, eines leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen, bei der Übernahme von Garantien, der schuldhaften Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie im Falle einer Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

2. Smartvillage haftet zudem dem Grunde nach bei jeder schuldhaften Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (wobei der Begriff der wesentlichen Vertragspflicht abstrakt eine solche Pflicht bezeichnet, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die jeweils andere Partei regelmäßig vertrauen darf). Die Haftung ist bei Vermögens- und Sachschäden jedoch auf die Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens begrenzt.

3. Im Übrigen haftet smartvillage nicht.

4. Diese Haftungsreglungen gelten auch für vom Kunden, seinen Mitarbeitern oder anderen Personen, die sich mit Zustimmung des Kunden in den Räumen aufhalten, mitgebrachte Gegenstände, Unterlagen und/oder Daten. 

5. Sofern und soweit smartvillage nicht nach den vorstehenden Regelungen haftet, wird die Haftung für anfängliche Mängel gemäß § 536a BGB ausgeschlossen. Der Kunde hat vor Vertragsschluss die Möglichkeit, die Räume zu besichtigen.  

§10 Kein Versicherungsschutz

Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass für vom Kunden, seinen Mitarbeitern oder von anderen Dritten, die sich mit Zustimmung des Kunden in den Räumen des Dritten aufhalten, mitgebrachte Gegenstände - insbesondere Wertsachen und Garderobe -, Unterlagen und/oder Daten kein Versicherungsschutz besteht. Hierfür wird der Abschluss einer geeigneten zusätzlichen Versicherung empfohlen. 

§11 Beendigung des Vertrages

1. Für eine vollständige oder teilweise Beendigung des Vertrages gelten die Stornobedingungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen (§ 6). Die außerordentlichen Kündigungsrechte bei wichtigem Grund bleiben unberührt. 

2. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn 

   1. die Vergütung trotz Mahnung nicht vollständig gezahlt wird, 

   2. die Räume für andere als die vertraglich vereinbarten Zwecke genutzt werden,

   3. der Kunde den Zugang anderer Kunden von smartvillage zu den von ihnen gemieteten Räumen bzw. die Nutzung dieser Räume behindert,

   4. der Kunde seine Mitwirkungspflichten gem. § 7 Abs. 1 dieser AGB  verletzt und dadurch die ordnungsgemäße Vertragserfüllung durch smartville verhindert oder die Ressourcen von smartvillage in wesentlichem Umfang blockiert,

   5. der Kunde gegen §7 Abs. 2 dieser AGB verstößt oder 

   6. die Nutzung der Räume durch den Kunden eine Gefährdung für die Sicherheit und Unversehrtheit der Räume bedeuten würde,

   7. sich herausstellt, dass der Kunde die Räumlichkeiten für Veranstaltungen, einschließlich Partei- oder parteinahen Veranstaltungen mit extremistischem Inhalt nutzt oder zu nutzen beabsichtigt.

3. Schließlich ist die Insolvenz der jeweils anderen Partei ein wichtiger Grund zur Kündigung.   

4. Eine Vertragskündigung bedarf der Schriftform.

5. Bei Kündigung einer Partei ist smartvillage berechtigt, bereits erbrachte Leistungen in Rechnung zu stellen. 

6. Der Kunde ist verpflichtet, nach Beendigung des Vertrags die genutzten Räume und Inventar in mangelfreiem und gebrauchsfähigem Zustand zurückzugeben. Sämtliche von ihm eingebrachte Gegenstände sind zu entfernen und der bei Übergabe der Räume bestehende Zustand ist wieder herzustellen. Sichtbare Gebrauchsspuren und Beschädigungen an Böden, Bodenbelägen, Wänden oder Inventar wird smartvillage auf Kosten des Kunden zzgl. einer angemessenen Handlingspauschale für den bei smartvillage entstehenden Aufwand beseitigen; die Handlingspauschale entfällt oder verringert sich, wenn der Kunde nachweist, das smartvillage geringere Kosten entstanden sind als die eingeforderter Handlingspauschale. Der Kunde hat die entsprechenden Kosten innerhalb von zehn Tagen nach Übersendung der Rechnung durch smartvillage zu zahlen.

7. Smartvillage kann zurückgelassene Gegenstände auf Kosten des Kunden einlagern, wenn sie nicht innerhalb von 24 Stunden nach Rückgabe der Räume dort abgeholt werden. Nach 14 Tagen ist smartvillage befugt, die Gegenstände auf Kosten des Kunden zu verwerten bzw. zu entsorgen.

8. Der Kunde hat sämtliche ausgegebenen Schlüssel und Schlüsselkarten am Ende des Leistungszeitraums unverzüglich an smartvillage zurückzugeben.

§12 Corona und andere meldepflichtigen Krankheiten

Personen mit Kontakt zu COVID-19-Fällen oder meldepflichtigen Krankheiten in den letzten 14 Tagen, sowie Personen mit unspezifischen Allgemeinsymptomen und/oder respiratorischen Symptomen jeder Schwere, ist der Zugang zu den Räumen untersagt.

§13 Sprachversionen

Bei Abweichungen zwischen der deutschen und der englischen Fassung dieser AGB ist die deutsche Fassung maßgeblich.