"Branchenevent mit Weihnachtsspirit"

300 geladene Gäste, ein dichtes Tagesprogramm und der Anspruch, Content, Austausch und Erlebnis nahtlos miteinander zu verbinden: Die Aareon Group suchte eine Eventlocation, die weit mehr leisten kann als klassische Tagungsflächen.

Gefordert war ein Setup mit aufmerksamkeitsstarker Plenarsituation für alle Teilnehmenden, kombiniert mit einer offenen, jederzeit zugänglichen Aussteller- und Networking-Fläche als kommunikatives Herzstück des Events. Parallel dazu sollten Workshops stattfinden – räumlich getrennt und dennoch organisch in den Gesamtflow integriert.

Die eigentliche Komplexität lag jedoch im Zusammenspiel dieser Anforderungen: Fließende Übergänge zwischen Vorträgen, Breakout-Sessions und Networking mussten gewährleistet sein, ohne dass Wege lang, Abläufe stockend oder Räume voneinander isoliert wirken.

Der Platzbedarf umfasste insgesamt:

• Mainstage für ca. 300 Personen

• Zentral gelegene Expo- und Networking-Fläche mit Ausstellerständen

• Mehrere Workshopräume für parallele Sessions

• Rückzugsbereiche für Speaker:innen und Organisationsteam

• Cateringflächen, die sich flexibel in das Eventgeschehen integrieren lassen

Besonders Highlught: Nach einem inhaltlich dichten Tag sollte die Teilnehmenden eine Abendveranstaltung in neuem Setting erwarten – einen Pop-up Weihnachtsmarkt, der Atmosphäre schafft und zum Verweilen einlädt, sowie eine After-Party mit Live-DJ indoor. Eine emotionale Abendinszenierung, die den Tag stimmig abrundet.

"Business meets Xmas Feeling im Dschungel"

Die großzügige Eventhalle "Amazonas" fungierte als zentraler Dreh- und Angelpunkt des Events: Er bot ausreichend Platz für Aussteller, Networking und zentrale Programmpunkte – offen, einladend und jederzeit zugänglich für alle Teilnehmenden.

Parallel dazu sorgten mehrere optimal angebundene Breakout-Räume für ideale Bedingungen für Workshops und vertiefende Sessions – ohne den Gesamtflow des Events zu unterbrechen. Kurze Wege, klare Struktur und eine intuitive Raumführung machten den Wechsel zwischen den Formaten für die Gäste jederzeit mühelos.

Bereits im Tagesverlauf wurde die spätere Abendinszenierung mitgedacht: Atmosphäre, Lichttechnik und Dekoration waren nicht nur konsequent in den CI-Farben gestaltet, sondern bauten subtil bereits eine weihnachtliche Stimmung auf.

Zum Ausklang verwandelte sich der weitläufige Außenbereich nahtlos in einen atmosphärischen Pop-up Weihnachtsmarkt – ein stimmungsvoller Treffpunkt für Networking, Austausch und Genuss in besonderem Ambiente.

So entstand eine durchdachte Gesamtinszenierung, die Business, Austausch und Erlebnis miteinander verbindet – in einer Location mit exklusivem Außenbereich und allen Services aus einer Hand.